PRIVACY POLICY
BV Gecon (hierna “Gecon”, “wij”, “ons kantoor”, “ons”) hecht veel belang aan confidentialiteit en uw privacy. Het is voor ons dan ook zeer belangrijk dat uw Persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid behandeld worden.
Maatschappelijke naam: BV Gecon
Ondernemingsnummer: 0627.972.951
Maatschappelijke zetel: 2235 Hulshout, Zakstraat 30
Website: www.geconbv.be
Telefoonnummer: +32 16 19 01 91
E-mail: info@geconbv.be
1. ALGEMEEN
1.1. De Privacy Policy werd opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” genoemd).
1.2. Deze Privacy Policy bevat essentiële informatie over hoe Persoonsgegevens worden verwerkt. Door Persoonsgegevens te delen op onze (mobiele) website, apps, door ons te contacteren per e-mail/per telefoon, door het overmaken van een vraag/klacht/dossier, en tijdens de dienstverlening, verklaart u kennis te hebben genomen van deze Privacy Policy en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de inhoud.
1.3. Met "Persoonsgegevens" wordt alle informatie bedoeld over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
1.4. Indien de gebruiker wenst te reageren op één van de hieronder vermelde bepalingen, kan u contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke via de hogervermelde contactgegevens.
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT
2.1. Gecon kan Persoonsgegevens over de gebruiker verwerken, doordat de gebruiker gebruik maakt van de diensten van Onderneming, en/of omdat de gebruiker deze zelf door het gebruik van de website van Onderneming verstrekt.
2.2. Gecon verwerkt in het kader van haar werkzaamheden en in uitvoering van haar dienstverlening Persoonsgegevens. Het gaat daarbij (niet-limitatief) om:
(i) Eerste categorie: Op basis van cookies op de Website verzamelen wij technische informatie (IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem) en informatie met betrekking tot uw browsegedrag (vb. welke links u aanklikt op de Website, hoe lang of hoeveel keer u een pagina bezoekt). Voor verdere informatie wordt verwezen naar onze Cookie Policy op de Website;
(ii) Tweede categorie: Via één van de invulformulieren, het klantenportaal op de Website of wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief en/of (gepersonaliseerde) reclame-mailing: alle gegevens die u vrijwillig heeft meegedeeld. Het betreft onder meer de maatschappelijke naam, ondernemingsnummer, naam, titel, adres (eventueel privé, werk), e-mailadres, vroegere adressen, telefoonnummer (eventueel privé, werk) en eventuele andere gegevens of documenten die u ons overmaakt in het invulveld;
(iii) Derde categorie: Als u ons belt of mailt: uw e-mailadres en/of telefoonnummer evenals de gegevens die u zelf vrijgeeft en overmaakt;
(iv) Vierde categorie: Als u ons een vraag/dossier overmaakt: uw facturatiegegevens en eventuele andere Persoonsgegevens (van uw personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen) die u ons verstrekt om uw dossier te kunnen behartigen of die wij verkrijgen van andere actoren in het kader van de dossiers die wij beheren voor klanten. Bij wijze van illustratie kan Gecon volgende Persoonsgegevens verwerken:
o Financiële gegevens: identificatie– en bankrekeningnummers;
o Persoonlijke kenmerken: Leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, taal, handtekeningen;
o Beroepsmatige identificatiegegevens van het personeel: Titel en beschrijving van de functie, graad, datum van aanwerving, werkplaats, specialisatie of type onderneming, arbeidsmodaliteiten en –voorwaarden, vroegere functies en voorafgaande ervaring bij de huidige werkgever, aansluiting bij vakorganisaties of een gelijkaardige groepering vervulde functies, autogegevens, doktersattesten, betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, uitgaven, toelagen, voordelen, leningen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, vakbondsbijdrage, betaalwijzen, datum van de laatste salarisverhoging;
o Bedrijfsgeneeskunde: Invaliditeit ten gevolge van een arbeidsongeval, getuigschrift voor het toedienen van eerste hulp, medisch attesten, medische en psychosociale gegevens, attest van gezondheidsbeoordeling, functiegeschiktheid.
o Gegevens inzake de uitrusting en activa: vergunningen, naslagwerken- en handleidingen, veiligheidsfiches, verslagen van de externe dienst voor technische controle.
(v) Vijfde categorie: Gegevens uit andere bronnen: Gecon kan tevens gegevens via andere bronnen verzamelen en verwerken, zoals onder meer voor het publiek beschikbare openbare bronnen doch ook voor Gecon specifiek toegankelijke bronnen.
2.3. De Persoonsgegevens die vrijwillig worden verstrekt via onze website of tijdens contacten met ons kantoor, worden geregistreerd in de bestanden van Gecon. Aangezien de gegevens ons worden meegedeeld, draagt Gecon geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud ervan en wijst Gecon terzake elke aansprakelijkheid af.
2.4. Gecon zal zich inspannen alle redelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen ter bescherming en beveiliging van de gegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van Persoonsgegevens, rekening houdend met de stand van de techniek.
2.5. De website van de Gecon kan verwijzen naar links van andere websites die niet door ons worden beheerd. Deze websites worden wellicht niet beheerd door Gecon en kunnen een eigen privacyverklaring of –beleid hebben. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van Persoonsgegevens, waaronder de gegevens die u verstrekt op andere websites nadat u de Website heeft verlaten. Wij raden u nadrukkelijk aan deze te lezen en kan geen verantwoordelijkheid nemen voor deze websites van derden.
3. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
3.1. Gecon verzamelt en verwerkt de Persoonsgegevens voor de volgende doelen:
(i) Eerste categorie: De continue verbetering, het onderhoud en de optimalisatie van onze producten, diensten, (mobiele) websites, apps en de beveiliging en het opnemen van deze gegevens in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kunnen achterhaald worden, met als rechtsgrond de expliciete voorafgaande toestemming bij het eerste bezoek aan de Website;
(ii) Tweede en derde categorie: het kunnen beantwoorden van de vraag die wordt gesteld met als rechtsgrond de expliciete, voorafgaande toestemming online en ons gerechtvaardigd belang bij telefonisch contact;
(iii) Tweede en derde categorie: marketing door Gecon, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de diensten ten aanzien van bestaande klanten en de expliciete voorafgaande toestemming als u nog geen klant bent bij Gecon. U kan op elk ogenblik aangeven dat u niet langer onze nieuwsbrieven wil ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon;
(iv) Tweede, derde, vierde en vijfde categorie: de levering van de dienst en de facturatie ervan met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst waarom u hebt verzocht of voor het uitvoeren van de diensten waarom onze klanten hebben verzocht en waarvoor de verwerking van Persoonsgegevens noodzakelijk zijn omwille van wettelijke en/of reglementaire verplichtingen of omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben in het kader van het dossierbeheer.
3.2. Deze gerechtvaardigde belangen zijn proportioneel met de naleving van de rechten en vrijheden van de houder van Persoonsgegevens. Indien de houder van Persoonsgegevens meer informatie wenst over de verwerkingsdoeleinden gegrond op het gerechtvaardigd belang, wordt deze uitgenodigd met Gecon contact op te nemen.
3.3. Heel concreet kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:
(i) Cliëntenbeheer: de administratie van het cliënteel en facturatie aan het cliënteel;
(ii) Leveranciersbeheer: het beheer van de opgegeven bestellingen en de betaling van leveranciers;
(i) Om onze dienstverlening voor de Klant op een snelle en efficiënte wijze te kunnen uitoefenen;
(iii) Om u te informeren over onze dienstverlening;
(iv) Om eventuele (arbeids)overeenkomsten uit te voeren;
(v) Om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;
(vi) Om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren of verbeteren van onze diensten.
4. DUURTIJD VAN DE BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS
4.1. De Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben. De Persoonsgegevens worden minstens gedurende de duurtijd van de overeenkomst van de klant en vanaf het einde van de overeenkomst gedurende een termijn minstens gelijk aan de wettelijke bewaartermijn of de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
4.2. Bij afloop van de termijn van bewaring zal Gecon alles in het werk stellen om zich ervan te verzekeren dat de Persoonsgegevens onbeschikbaar en onbereikbaar werden gemaakt.
5. DELEN MET DERDEN VAN PERSOONSGEGEVENS
5.1. In beginsel deelt Gecon Persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is om uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo worden Persoonsgegevens vanzelfsprekend wel met derden gedeeld wanneer:
(i) Het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden. De persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld doorgegeven worden aan accountants, deskundigen/experts, de bank en/of betalingsdienstverlener, verschillende overheden, onze software en/of websiteproviders-beheerders of elke andere derde die partij is in of een rol speelt in het dossier. Wij zorgen bij elke doorgifte aan derden voor de gepaste veiligheidsmaatregelen ten aanzien van jouw persoonsgegevens;
(ii) Een wettelijk voorschrift dat vereist, bijvoorbeeld het mededelen van persoonsgegevens aan overheden, rechtbanken, accountants in het kader van het gerechtsmandaten en/of het voeren van de boekhouding, en/of indienen van fiscale en/of parafiscale aangiftes etc.;
(iii) De Klant hiervoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld het voeren van promotie door middel van publieke mededelingen van gerealiseerde projecten op de website en sociale media van Onderneming.
6. DE RECHTEN VAN DE GEBRUIKER OMTRENT ZIJN PERSOONSGEGEVENS.
6.1. Als betrokkene beschikt de gebruiker over diverse rechten met betrekking tot de verzamelde Persoonsgegevens. Zo beschikt de gebruiker over de volgende rechten:
(i) Recht van inzage en kopie;
(ii) Recht van aanpassing of rectificatie;
(iii) Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid);
(iv) Recht op beperking van verwerking;
(v) Recht van bezwaar;
(vi) Recht op overdraagbaarheid.
6.2. U kan een beroep doen op een van deze rechten door hiervoor via e-mail (info@geconbv.be) een verzoek te richten aan ons kantoor.
6.3. Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zal Gecon eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopij van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.
6.4. De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
6.5. In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.
7. KLACHTEN
7.1. Ondanks alles wat Gecon in het werk stelt om de privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop Gecon de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt. Vanzelfsprekend kan u voor iedere vraag en/of klacht, in het bijzonder met betrekking tot de duidelijkheid en toegankelijkheid van de Privacy Policy, steeds contact opnemen met Gecon per e-mail info@geconbv.be of via de hogervermelde contactgegevens.
7.2. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.
GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT:
Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL
T: +32 (0)2 274 48 00
F: +32 (0)2 274 48 35
E: contact@apd-gba.be